Succesvolle events hebben een Event of Meeting Design die voortvloeit uit doelstellingen. In dat Design staat voorop hoe de genodigden na het event moeten weglopen. Lange plenaire sessies zonder interactiviteit werken niet (meer). Verschil in kennisniveau van de genodigden is ook vaak een uitdaging die naar voren kwam uit ons onderzoek via Event Trends. Deze en andere elementen zijn belangrijk om er voor te zorgen dat er voldoende genodigden komen, en om hen te kunnen informeren of een verandering te laten doormaken.
Checklist voor Event Managers
Door onze jarenlange ervaring met het ondersteunen en faciliteren van events met behulp van Live Digital Mapping vaak in combinatie met moderatie en het mee denken over het inrichten van het ontwerp van events, hebben wij de belangrijkste vragen gecondenseerd in een mindmap; de Checklist voor Event Managers. In deze checklist hebben wij de 5W+H structuur aangehouden; wat, waarom, wie, waar, wanneer en hoe (‘hoe’ is vaak het draaiboek). In de checklist staan vragen zoals:
- Hoe richt je een bijeenkomst goed in?
- Hoe maak je slim gebruik van de aanwezige denk- en doekracht van je deelnemers?
- Op welke manier betrek je ze in de voorbereiding?
- Hoe moeten de deelnemers na het event weglopen?
- Welke zaken moeten ze geleerd/ ervaren hebben?
- Welke verandering moet na het event zijn gerealiseerd?
- Hoe meet je die verandering?
- Is een event eenmalig, of een onderdeel van een langer termijn proces?
- Op welke manier koppel je de kennis en inzichten terug?
Vliegende start voor de eventmanager
Bovenstaande vragen zijn relevant voor ons (als facilitatoren) om meer te halen uit een bijeenkomst voor onze opdrachtgevers. We hebben gemerkt tijdens diverse workshops en in gesprekken dat deze vragen uitermate geschikt zijn om door een eventmanager te gebruiken bij de opstart van een nieuw event, en om met de opdrachtgever door te nemen. Daarmee maak je als eventmanager een vliegende start en heb je snel overzicht.