Meeting Design als basis voor event organisatie

Een evenement (o.a. congressen, dialogen en sessies) is een vorm van live communicatie waarmee je middels persoonlijk contact je doelgroep kunt raken. Je kunt ze een verandering laten doormaken, iets nieuws leren, in contact komen, iets laten bijdragen, kennis maken en delen. De auteurs van het boek ‘Into the heart of meetings’ beschrijven zes redenen waarom meetings/ evenementen worden georganiseerd:

1. iets leren (overdragen)
2. netwerken (met anderen)
3. motiveren
4. beslissen
5. richting geven
6. ritueel

Evenementen kunnen in potentie een krachtig communicatiemiddel zijn en –  indien goed uitgevoerd – een vorm van kwalitatief goed contact. Belangrijk is om Meeting Design als basis voor event organisatie te gebruiken.

Is deze aanpak herkenbaar?

“We beginnen de inloop van het evenement om 09.00. Dan opent de dagvoorzitter om 09.30 die een paar keynotes mag aankondigen en na afloop van een keynote een paar vragen mag stellen. Daarna mag de zaal ook vragen stellen om vervolgens te beginnen aan de lunch voor een netwerkmomentje. Na de pauze zijn er twee rondes met ‘break-out’- sessies, waar parallel aan elkaar workshops worden georganiseerd. De dag wordt plenair afgesloten met een spreker, zodat daarna de afsluitende netwerkborrel kan beginnen.”

 

Wij merken dat veel organisaties op deze manier evenementen uitzetten en (laten) organiseren. Veelal worden de vorige plannen afgestoft en opnieuw toegepast. Organisaties nemen de tijd niet om goed na te denken over het doel van een congres of evenement, laat staan over hoe genodigden na afloop weg moeten lopen. Dat is erg jammer; dit is immers het moment waarop jij als eigenaar van het evenement een kans hebt verandering teweeg te brengen bij de bezoekers.

Goed nadenken over Event & Meeting Design loont

Is er een doel voor het evenement bepaald? Wat is het doel van de organisator/ eigenaar van het evenement? Hoe past deze evenement in de marketingcommunicatie aanpak? Hoe worden de doelen van de evenement gemeten en geëvalueerd? Op welke manier dragen break-out sessies (workshops) bij aan de doelen van het evenement? Wie zijn de juiste sprekers, moderatoren en dagvoorzitters? Welke extra tools (stemkastjes, rapportage, social media, etc.) moeten worden ingezet om het doel te behalen? Tijdens welke onderdelen is interactie wenselijk en hoe draagt dat bij? Dragen alle programma-onderdelen bij aan de doelstelling? Hoe moeten de genodigden weglopen? Wat moeten de genodigden hebben geleerd, ervaren en/of bijdragen?

 

Dit soort vragen beantwoord je in het ‘Event & Meeting Design’ om een succesvol en effectief evenement te organiseren. Deze en meer vragen (5w+h: waarom, wat, wie, waar, wanneer en hoe) zijn ook terug te vinden in de checklist (in de vorm van een mindmap) voor eventmanagers. Het gebruik van deze vragen wordt ook toegelicht in een webinar; schrijf je direct in!

Kennisoverdracht

Alleen maar kennis/ informatie overdragen tijdens een evenement of congres zonder het ook toepasbaar te maken? Onderzoek wijst uit dat dergelijke ‘zendcongressen’ steeds minder effectief en aantrekkelijk zijn voor de bezoekers. Kennis is steeds vaker te vinden in blogs, video’s op YouTube (of TEDx) of via webinars. Daar komt nog eens bij dat bezoekers aan een evenement niet een hele/ halve dag lang de aandacht kunnen opbrengen om alle informatie, kennis en tips op te slaan. Een TEDx presentatie mag maximaal 18 minuten duren omdat men gemiddeld in staat is 18 minuten zijn of haar aandacht er bij te houden. Deelnemers aan evenementen verwachten anno nu steeds meer!

Ga de interactie aan

Natuurlijk kan men de kennis opslaan door zelf aantekeningen te maken en daarmee het rendement van het evenement te verhogen. Maar wat gebeurt er dan met die aantekeningen en hoe pas je die kennis dan toe in de praktijk? Wanneer iemand een evenement (middag of een hele dag) bijwoont, maakt dat de bezoeker een dag niet zijn ‘reguliere’ werk doet. Na een evenement gaat de bezoeker veelal over tot de orde van de dag en wordt er weinig met de opgedane kennis gedaan; nieuwe inzichten vinden meestal niet hun weg naar het werkproces van de bezoekers en hun organisatie.

Zou het helpen als de gedeelde kennis, inzichten, tips, cases, vragen en antwoorden worden afgevangen in een visueel verslag dat na afloop wordt gezonden aan de bezoeker van het evenement? Kunnen de bezoekers dan met de kennis en inzichten aan de slag in hun werk waardoor het rendement van een evenement wordt verhoogd?

Confucius stelde ooit:

“Vertel het me en ik zal het vergeten.
Laat het me zien en ik zal het onthouden.
Laat het me ervaren en ik zal het me eigen maken”

 

Kennis maken en delen

Wij bemerken dat genodigden aan een congres of evenement heel graag zelf bijdragen en eigen kennis met anderen delen, maar op hun beurt ook graag van hun mede-professionals willen leren. De spreker/ expert kan bijvoorbeeld in 15-20 minuten een kader schetsen maar dan zou het erna aan de genodigden moeten zijn om met de inzichten aan de slag te gaan. Op deze manier worden de deelnemers betrokken bij het genereren van inzichten en ideeën. Er zijn veel type werkvormen beschikbaar voor creativiteit, draagvlak, interactie en diepgang, het is belangrijk om vanuit de doelstelling te redeneren welke vorm het beste aansluit.

Visualiseren van informatie

De meeste mensen zijn beelddenkers. Zij houden er van iets letterlijk voor zich te zien. De eerder beschreven interactie kan worden bereikt door inzichten van mensen direct te visualiseren, denk aan een cartoonist, een wandtekenaar of een LiveMindMapper. Door informatie live visueel terug te koppelen, zien de genodigden wat de andere zegt zodat ze op elkaar kunnen doorbouwen en elkaar kunnen aanscherpen. Wij merken dat mensen graag elkaar aanvullen en verduidelijken. Door te visualiseren verhoog je de interactie met de genodigden en in combinatie met goede moderatie verhoog je de diepgang van wat je ophaalt.