Strategiesessie

Wat gaat er nu mis bij strategiesessies?

[one_half]

Iedereen neemt wel eens deel aan een strategiesessie waarvan hij/ zij denkt:

  • “Ik mis het overzicht van de ideeën/ inbreng van de anderen…”
  • “Te veel mensen bereiden hun stokpaardjes!”
  • “Kunnen we niet doorborduren op voorgaande inzichten?”
  • “Wat zijn de voors- en tegens van bepaalde strategische keuzes?”
  • “De voorzitter is ook inhoudelijk betrokken bij de sessie.”

[/one_half] [one_half_last]Strategische sessies hebben nogal de neiging te verzanden in allerlei verkenningen. Verkenning is prima, maar het gaat in het algemeen om de samenhang tussen de strategische opties.
Deze worden vaak onvoldoende inzichtelijk omdat het verslag dat door de notulist wordt, gemaakt pas later beschikbaar komt. Vaak wordt gestart met een presentatie die wordt gegeven om daarna door te pakken en na te denken over de strategie.
Zo’n presentatie is een statische document en niet live aanpasbaar.[/one_half_last]

Visualiseer gezamenlijk de strategie

Juist in deze uitdagende tijd is het van belang om de tijd die is gereserveerd voor een strategische meeting optimaal te benutten. Hoe sneller de deelnemers inzicht hebben in strategische keuzes en wat de impact ervan op de organisatie is, hoe beter. Draagvlak en onderling uitlijnen over een te kiezen koers is in deze uitdagende tijd cruciaal. Als een organisatie sneller de strategie kan aanpassen op veranderende marktomstandigheden dan de concurrent heeft dat een aantoonbaar voordeel.
Als vervanging van de statische (PowerPoint) presentatie kan de mindmapper (tegen een kleine meerprijs) vooraf een strategisch document/ model/ aanpak/ scenario omzetten in een mindmap. Deze mindmap dient dan als uitgangspunt en letterlijk als praatplaat tijdens de sessie. Groot voordeel is dat de deelnemers op basis van wat zij zien, kunnen reageren én aanvullen. Hierdoor wordt tijd gewonnen! Een strategische overweging kan ook zijn om juist ‘from scratch’ te beginnen met de meeting.

Gezamenlijk uitlijnen

Een strategie wordt pas echt werkzaam als deze door de meerderheid (liefst allen) wordt gedragen. Om een aangepaste/ hernieuwde strategie gedragen te krijgen is gezamenlijk met elkaar uitlijnen belangrijk. Oftwet ‘getting on the same page’ Door het gebruik van Live Digital Mapping wordt tijdens strategie sessie realtime inzicht gecreëerd in meningen, ideeën, denkpatronen ‘voors en tegens’. Men zegt ook wel eens “Je koopt alleen een foto als je er zelf op staat!” Doordat de LiveMindMapper in nauwe samenwerking met de voorzitter van de meeting wordt de strategie live voor de ogen van de deelnemers gevisualiseerd en gestructureerd (zie voorbeeld hiernaast). Eventuele onjuistheden kunnen direct door de deelnemers worden gecorrigeerd. Deelnemers maken door zien van de strategie een afgewogen en gefundeerde keuze. Omdat de mindmap een radiale structuur heeft in plaats van lineaire, sluit het veel beter aan bij de associatieve manier van denken (zoals de meeste mensen doen).

Vreemde ogen dwingen

Het is moeilijk om soms los te laten, dat overkomt de beste! Modereren is een vak en dat wordt nogal eens onderschat. Vaak zit de eigenaar van de strategiesessie deze ook voor. Het is dan bijzonder moeilijk om niet je eigen mening te geven. Het is dan uitdagend om de voorzittersrol van de inhoud te scheiden. Wij adviseren om tijdens een sessie waar het erop aankomt met een externe moderator te werken. De moderatoren van Connection of Minds zijn bedreven in moderatie en bekend met de mogelijkheden van Live Digital Mapping. Het duo moderator & LiveMindMapper is in staat om zo diep als nodig te gaan om de relevante informatie boven tafel te krijgen.

Voorbeeld Strategiesessie

Deze video geeft de mogelijkheden weer over op welke wijze Live Digital Mapping & moderatie kan worden ingezet om zo meer uit een strategie sessie te halen.

Proces

Een strategie sessie ondersteunen bestaat uit 3 fasen:

[accordion open=”0″]
[accordion-item title=”Voorafgaand aan de sessie:”]

  • Telefonische intake door moderator met voorzitter/ eigenaar van de sessie om daarin de doelen te verhelder. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de 5W+H Vragen (Wat, Waarom, Wie, Wanneer, Waar en Hoe).
  • De strategie wordt omgevormd in een visualisatie (afhankelijk van de inhoud is dit een mindmap of een andere business visualisatie vorm zoals cause en effect diagram).
  • Er wordt een digitale lijst met deelnemers en eventueel veel gebruikte termen/ afkortingen/ jargon beschikbaar gesteld.
  • Relevante info om deze sessie goed te faciliteren wordt gedeeld met de moderator.
  • Er wordt een mindmap sjabloon aangemaakt.

[/accordion-item]
[accordion-item title=”Tijdens de sessie:”]

  • De LiveMindMapper & moderator zijn 30/ 45 minuten vooraf aanwezig om laptop aan te sluiten (beamer wordt geregeld door opdrachtgever) .
  • De LiveMindMapper & moderator nemen kort de agenda door met de voorzitter/ eigenaar van de sessie.
  • De sessie wordt geopend en de mindmapper & moderator worden voorgesteld.
  • De moderator zal daarna het woord nemen en de sessie/ sessie leiden.
  • De sessie (sessie) duurt maximaal 4 uur.
  • Inzichten en denklijnen worden gedurende de sessie vastgelegd (gedragen door de deelnemers).
  • Aan het einde van de sessie wordt een wrap-up/ takeaways vastgelegd en nieuwe datum bepaald.

[/accordion-item]
[accordion-item title=”Na de sessie:”]

  • De mindmap in website vorm met daarin een overzicht van wat is besproken (denklijnen, acties, verantwoordelijkheden en prioriteiten etc) wordt dezelfde dag, doch uiterlijk binnen 24 uur gemaild aan de deelnemers.
  • De mindmap website staat achter een wachtwoord en is alleen toegankelijk voor de deelnemers via www.connectionofminds.com/projects/[naamklant-datum]. Het is mogelijk om direct in de website te reageren via een dialoog module
  • Van de mindmap wordt ook een A0-plot gemaakt, deze kan binnen de organisatie worden opgehangen. Tip doe dit bij het koffieapparaat en doe er stiften bij zodat men de inhoud kan aanvullen. De aanvullingen worden dan na 1 maand verwerkt in de mindmap website.

[/accordion-item]
[/accordion]

Resultaat

  • Live voor iedereen inzichtelijk vastleggen wat is besproken
  • Met Live Digital Mapping een beter overzicht houdt (TIJDENS strategiesessie) waar men staat in de discussie/ dialoog
  • Overzicht van welke acties afgehandeld/ ingedeeld zijn
  • Overzicht wat er nog moet gebeuren en/ of alles nu inzichtelijk is
  • Helderheid en overzicht dat vooral bij inhoudelijk lastige onderwerpen van belang is, omdat men toch een beeld wilt hebben of de discussie ‘compleet’ is (niks vergeten)
  • Gezamenlijk uitgelijnd over de strategie
  • Sturing op de agenda punten omdat deze de gehele tijd zichtbaar zijn
  • Betrokkenheid van de deelnemers omdat zij hun input direct op het scherm terug zien
  • De strategie wordt gezamenlijk gemaakt met de deelnemers in plaats van een kleine club van mensen

Visualiseer de strategie tijdens de sessie

Sneller tot een scherpere strategie komen die bovendien wordt gedragen door de stakeholders? Maak gezamenlijk de strategie en zet Live Digital Mapping en moderatie in om snel tot de kern en prioriteiten te komen. Neem contact op met een van onze adviseurs voor een vrijblijvend intake- of adviesgesprek om zo meer uit een bijeenkomst te halen. Neem contact op via telefoonnummer 070 707 1355, of via:

[button link=”https://connectionofminds.com/contact/” size=”medium” color=”orange” target=”_self”]Neem contact op met een adviseur[/button]