Door Concentrisch Brainstormen 50 mensen op één lijn gebracht

Hoe realiseer je een succesvolle brainstorm met 50 mensen uit verschillende landen?

En hoe lijn je 50 mensen uit over Het Nieuwe Werken?
Op 13 november 2012 heeft Bioclin een strategische sessie van twee dagen gehouden waarin 50 mensen uit verschillende landen hebben deelgenomen. Deze sessie was bedoeld om te brainstormen over de implementatie van Het Nieuwe Werken in de strategie van Bioclin.

Je kunt je voorstellen dat het lastig is om de gedachten van zoveel personen met verschillende achtergronden goed naar voren te laten komen in een brainstorm. Dit vanwege de communicatie die over en weer moeizaam verloopt tussen mensen met verschillende talen. Om zoveel mogelijk resultaat uit de brainstorm te halen heeft Bioclin ervoor gekozen om Connection of Minds in te schakelen en gebruik te maken van de Concentrische Brainstorm. Hierbij heeft Frank Meeuwissen, medeoprichter van Lifehacking.nl, de rol van inspirator en presentator ingenomen en Alexis van Dam de rol van moderator. Om een optimaal resultaat uit deze brainstorm te halen is er gekozen voor de benadering via de concentrische brainstorm die werd ondersteund door een livemindmapper.

Meer inzichten met draagvlak door actief te luisteren

De vijfde eigenschap – aldus Stephen Covey – van zeer effectieve leiders is: “Probeer eerst te begrijpen en dan pas begrepen te worden (principes van empathische communicatie)”. Deze eigenschap sluit een-op-een aan bij de werkwijze van de Concentrische Brainstorm (CBS). Voorafgaand aan de brainstorm leggen we aan de deelnemers op interactieve wijze de regels van het mindmappen uit. De Concentrische Brainstorm (CBS) is opgebouwd uit drie stappen.

Ronde 1: Gebruik carbon copy

De eerste stap is nadenken over het onderwerp in tweetallen. Men maakt gebruik van 2 blanco A4-tjes met daartussen een carbon-copy vel. Het tweetal gaat met elkaar in gesprek. Als zij het eens zijn over ideeën worden deze in de vorm van een mindmap gestructureerd op het vel geschreven. Na een aantal minuten ontstaat er een mindmap van de ideeën waar het tweetal het gezamenlijk over eens is. Na afloop van de gestelde tijd hebben beide personen van het tweetal een kopie van de mindmap.

Ronde 2: Indian Talking Stick

De tweede stap is de groep van 50 personen opsplitsen in groepen van 10 personen. Tijdens deze tweede ronde heeft iedere deelnemers een kopie van de ideeën uit de eerste ronde. Onder leiding van een moderator gaan de deelnemers de dialoog aan om op basis van hun ideeën te komen tot een gemeenschappelijk gedragen beeld. Om dit gemakkelijk te kunnen doen wordt gebruik gemaakt van een magic whiteboard. Dit is een statisch papier wat tegen een vlak oppervlak kan worden geplakt (zonder dat het resten achterlaat). Op dit magic whiteboard kunnen de deelnemers gemakkelijk met stiften gezamenlijk de mindmap maken. De deelnemers verzamelen zich staand (als je staat ben je veel creatiever dan als je zit) om het whiteboard heen en kunnen gemakkelijk samen de mindmap opstellen. Tijdens deze ronde  wordt de vijfde eigenschap van Covey nog belangrijker! Om de groepsdynamiek goed te laten verlopen, kan men gebruik maken van de Indian Talking Stick, zie video van Covey hieronder:

Ronde 3: Integratie van ideeën in één gedragen beeld

Tijdens de derde en tevens laatste stap, wordt alles samengebracht. De diverse magic whiteboard worden bij elkaar gehangen. Onder leiding van de hoofdmoderator wordt een dialoog gestart over hoe de ideeën kunnen worden samengebracht volgens een gezamenlijk structuur. Tijdens dit proces ontstaat er vaak interessante dialogen over hoe men tegen de organisatie aankijkt. Zo ook bij de bijeenkomst van Bioclin.

Uitkomsten Concentrische Brainstorm

Deze methode Concentrische Brainstormen met behulp van Live Digital Mapping heeft uitstekend geholpen bij het achterhalen van de ideeën van de medewerken over ‘Het Nieuwe Werken’. De ideeën zijn vervolgens gebruikt ter implementatie. Bekijk de mindmapwebsite van het resultaat hiernaast. Klik op de afbeelding om naar de mindmap te gaan.
Concentrische Brainstorm om tot een gedragen beeld te komen