Do’s and don’ts van een moderator voor een succesvol event

Gezien de toename naar aanvragen van de ‘kwalitatief betere sessies’ door event organisatoren, vroeg Alexis mij enkele ervaringen van de laatste tijd als moderator, met jullie te delen.

Site vol met tips

Uiteraard zijn er een hele berg tips voor de moderator (zoals we die hier al eerder hebben gepubliceerd), die nog niet met een LiveMindMapper hebben gewerkt (om meer uit een sessie te halen). Ik wil even kort ingaan op de constatering dat meer en meer opdrachtgevers méér dan alleen innovatieve verslaglegging willen. Opdrachtgevers willen meer ROI halen uit een bijeenkomst of sessie, het loont om goed na te denken over het meeting design.

Niveau dieper faciliteren

Naast het (live) kunnen volgen van de rode draad en het gevoel van de deelnemers dat ze ook ‘gehoord worden’ in een ‘gewone’ Live Digital Mapping sessie, willen opdrachtgevers steeds vaker meer interactie en ‘een niveau dieper’ gaan. Dus niet alleen meningen uitwisselen maar vooral samen ontdekken wat de achterliggende argumenten en feiten zijn om zo een dialoog in te richten met meer waarde en kwaliteit. Volgens de meeste opdrachtgevers worden de event organisatoren die dat kunnen bieden vaker gezien als partner/ adviseur dan als ‘leverancier’, die alleen organiseert en een mooie locatie uitzoekt.

Hoe doe je dat?

We gebruiken methoden en hulpmiddelen om de informatiestroom te ‘structuren’. Denk hierbij aan een argumentenladder, beslisboom, 5W+H, stakeholdermap etc. Dit is uiteraard afhankelijk van het doel en de doelgroep van de sessie. Als je een dergelijke structuur met de groep opbouwt, ontstaat er meer energie, betrokkenheid en daarmee draagvlak voor het gevolg.

En na de sessie?

Een mooie vervolgstap is om een ‘model’ te gaan bouwen van de situatie in de vorm van een mindmap. Deze kan dan in de loop van het proces worden gefinetuned en iedere keer gebruikt worden voor besluitvorming. Vaak wordt deze mindmap opgehangen op posterformaat in de directiekamer of op een muur/ deur op de afdeling. Vervolgens wordt de mindmap aangevuld door deelnemers en/ of passanten met nieuwe inzichten/ correcties en/ of juist tegenstrijdige informatie. Vervolgens wordt de mindmap geüpdatet en kan deze aangepaste versie worden gebruikt voor de voortgangsbewaking.

Ontwerp van de betere sessie

De beste sessies zijn vaak de sessies waarbij we ook als moderator bij het ontwerp betrokken zijn. Een veelgebruikte en succesvolle opbouw (meeting design) is om te Live Digital Mapping van abstract naar actie. Een goede aanpak is om in drie ‘rondes’ tijdens een Dynamische Dialoog of Thinking Table de volgende fasen met de deelnemers te doorlopen.

1. We beginnen tijdens ronde 1 met de vraag ‘wat speelt er?’ en gaan trends en vooral uitdagingen in kaart brengen (wat moeten we met deze trend, dit probleem, deze ontwikkeling etc.).
2. In ronde 2 gaan we kijken naar ‘elementen van de oplossing’. Juist vanwege de politiek of het ontbreken van informatie gaan we in deze stap iedereen horen en verder analyseren (en de ‘structuren’ gebruiken zoals hierboven genoemd zijn). Er hoeven dus geen complete oplossingen bedacht of zelfs verdedigd worden.
3. In ronde 3 is er een basis om te gaan bepalen met de groep of er een ‘roadmap’ zichtbaar gemaakt kan worden. De eerste stap in deze aanpak is bepaalde scenario’s bedenken en welke informatie dan nog mist om te kunnen gaan kiezen. Voor de opdrachtgever is dit vaak van belang om na het event met bepaalde deelnemers verder in gesprek te gaan of ervoor te zorgen dat ze een volgend event gaan organiseren.

Meeting Design op maat

Hierboven heb ik vooral wat nieuwe inzichten en dus ‘DO’s’ genoemd. Uiteraard is iedere situatie anders en worden er gelukkig steeds minder vaak events georganiseerd omdat “we dit jaarlijks doen”. Dit is gelijk mijn belangrijkste ‘DON’T’ ;-). Een laatste belangrijke DO is om vooraf een enquête uit te voeren onder de doelgroep(en) zodat het programma en vooral de interactie, diepgang en gewenste uitkomsten beter bepaald kunnen worden. Dit leidt in mijn ervaring tot veel succesvollere events als je dit daarna met de juiste formule goed modereert en LiveMindMapped. Veel succes!

Jerre Lubberts
Moderator bij Connection of Minds
Adviseur bij World of Minds
Trainer bij Academy of Minds