Inzicht in de kennis van stakeholders

Doel inzicht in de kennis van stakeholders

Een internationaal haven exportbedrijf heeft Connection of Minds benaderd voor hulp bij het inhoudelijk begeleiden van interne sessies die erop gericht waren het gezamenlijk draagvlak onder de (internationale) medewerkers uit de maritieme branche te vergroten. Hiervoor is een event georganiseerd waarbij Nederlandse maritieme ondernemers met vertegenwoordigers van vier internationaal belangrijke maritieme gebieden kunnen brainstormen over hoe zij de relatie tussen Nederland en de internationale regio’s het beste kunnen verdiepen. Aanwezigen werd om hun visie gevraagd op de vraag ‘Hoe halen we samen het beste uit onze internationale relaties?’ Naast het inventariseren van deze visies behoort ook netwerken en ervaringen delen tot doelstellingen van het event. Die als uiteindelijk resultaat het ‘versterken van de positie en marktaandeel van de Nederlandse maritieme sector’ beoogde.

Voorbereidingen

Het begint met een intake gesprek met de eventorganisator. Onze eventadviseur stelt met behulp van de 5w+h diverse vragen om een goed beeld te vormen van de behoefte. Een van de belangrijkste vragen: Hoe moet de bezoeker na afloop van het event weglopen. Daarnaast wordt het verwachte rendement van het event vastgesteld. Mogelijke deelvragen die bij een dergelijk intakegesprek horen zijn o.a.; Wat is het minimaal beoogde resultaat? Waaruit bestaat de groep, en wat is hun achtergrond/niveau? Levert het event iets tastbaars op/ krijgt het een vervolg?. Zodra duidelijk is wat het doel/doelgroep en verwachtte uitkomst van het event is, wordt een brainstorm gestart om zo te inventariseren op welke wijze visualiseren kan ondersteunen.

Uitwerking inzicht in de kennis van stakeholders

De bijeenkomst begon plenair waarin de beslissing is gemaakt om de groep van ca. 150 gasten op te delen in kleinere groepen die deel kunnen nemen in parallelle sessies. In dit geval is gekozen om elke sessie een thema te geven, namelijk die van een van de vier internationale maritieme regio’s. De deelnemers die affiniteit hadden met de regio sloten zich bij de desbetreffende sessie aan. Om de discussie en brainstorm tussen de 40 deelnemers van een sessie te begeleiden is besloten een moderator aan te wijzen die met een Livemindmapper wordt gecomplementeerd. De moderator fungeert als een gespreksleider, die het publiek aan de hand van de vooraf opgestelde template (in de vorm van een mindmap) in goede banen probeert te leiden terwijl de livemindmapper alle ideeën en antwoorden vanuit het publiek direct in de mindmap opvangt. Op deze manier gaan geen ideeën verloren en kunnen de deelnemers de eigen antwoorden terugzien op een digitaal scherm (die aangesloten is aan de laptop van de livemindmapper).  Hierdoor kunnen de deelnemers de  livemindmapper daar waar nodig aanvullen en corrigeren. Het visueel kunnen volgen van de tekst zorgt er voor dat het publiek zich gehoord voelt en levert gelijk input waar de overigen uit het publiek op kunnen reageren en op voort kunnen bouwen.

Oplevering

Na afloop van de sessies heeft elke groep een eigen mindmap, waarin informatie door de livemindmapper is verzameld. Doordat alle groepen dezelfde template hebben gebruikt is het gemakkelijk om de output bij elkaar te leggen langs dezelfde structuur. Dit houdt in dat de ‘opgehaalde’ informatie, van verschillende groepen met andere ideeën, samen kan worden gevoegd tot 1 mindmap. Deze mindmap is tijdens de plenaire terugkoppeling, waarin alle groepen bij elkaar komen, aan de groep gepresenteerd. In dit geval werden van elke mindmap tijdens de pauze de takken kansen, belemmeringen en acties top 5 in een centrale mindmap geplakt waarna ze als afsluiter van het event met de hele groep werden gedeeld.

Door de mindmaps op te maken met kleuren, iconen en tekeningen wordt de opgehaalde informatie visueel ondersteund, wat prettig is voor de hersenen. Na het event zijn de mindmaps, als gezamenlijk product, op een mindmapwebsite beschikbaar gesteld voor alle aanwezigen om in terug te kijken. Men kan op de website tevens een discussie starten, waardoor het event nog door kan gaan nadat het feitelijk afgelopen is.