Superbrainstorm hoe krijg je mensen naar een event?

hoe krijg je mensen naar een event was het onderwerp van de Superbrainstorm. Aaaaha! The Actor Factory organiseerde deze superbrainstorm. Op 3 april 2013 namen 300 professionals uit de event- en congresbranche deel aan deze superbainstorm en bestond uit drie rondes. Ronde één hoe krijg je mensen? Ronde twee interactie en ronde drie hoe behoudt je contact? Het Live Digital Mapping van de superbrainstorm blijkt een ijzersterk middel te zijn om alle meningen, ideeën en opvattingen van de aanwezigen vast te leggen in een duidelijk gevisualiseerd en gestructureerd overzicht. Dit overzicht wordt real-time gemaakt door de LiveMindMapper. De deelnemers aaan de brainstorm zien dan ook de ideeën van de andere deelnemers voor zich. Hierdoor kunnen ze gemakkelijk aanhaken op ideeën en worden er geen dubbele zaken genoemd.

Brainstormen in twee groepen

De aanwezigen van deze super brainstorm zijn ingedeeld in twee groepen. Tijdens de sessie van de eerste groep is alles vastgelegd op film. Na de pauze was groep twee aan de beurt en kreeg de beelden te zien van de eerste groep. Het doel van deze beelden was om groep twee te laten zien wat besproken is tijdens de eerste sessie. Dit om meer interactie te krijgen bij de aanwezigen en om de opvattingen die in de eerste sessie zijn gedeeld te horen. Groep twee kreeg dus alvast wat extra inspiratie.

Ronde 1: Uitnodigingstraject

Hoe krijg je mensen naar een event? Dat is de vraag waar misschien wel iedere congres/ eventorganisator mee worstelt. Tijdens de superbrainstorm in het World Forum zijn er een aantal handige tips uit gerold. Het klinkt misschien ouderwets maar probeer is een uitnodiging via de post te verzenden en maak deze persoonlijk. Zorg dat er iets ‘getriggerd’ wordt bij de mensen waardoor ze nieuwsgierig worden en jouw event niet willen missen. Een goede trigger kan zijn een filmpje, niet veel organisatoren maken hier gebruik van en dus onderscheidt je jouw event van andere.

Ronde 2: Interactie tijdens het event…

Nu deelnemers bij je event zijn, is de volgende stap de interactie onder de deelnemers. Aldus de deelnemers zijn er verschillende mogelijkheden om dit te bewerkstelligen. Bij sommige tv programma’s wordt een bekende technologie toegepast. Stemmen! Je kan stemmen op je favoriete kandidaat/ idee/ voorstel enzovoorts. Deelnemers kwo slots online hoeven niet voor een publiek te staan en stemmen anoniem. Echter voor hun gevoel hebben ze wel bijgedragen aan iets en dus voelen ze zich ook meer betrokken.

Ronde 3: Netwerken en natraject

Hoe behoud je contact? Het achteraf in contact blijven met deelnemers van een event wordt vaak als lastig ervaren door de organisatoren. Dit komt omdat ouderwetse samenvattingen vaak een hoge drempel hebben en veel discipline eisen van diegene die aanwezig waren om zich nog te interesseren in datgene wat is besproken. Echter als er gebruik wordt gemaakt van een overzichtelijke mindmap wordt deze drempel aanzienlijk verlaagd en dus wordt de interesse opnieuw gewekt. Kortom, dit bevorderd het in contact blijven met de deelnemers.

Daarnaast zijn er nog meer methodes die gebruikt kunnen worden. Stuur een brief in plaats van een e-mail. E-mails worden vaak niet gelezen omdat deze vaak worden gezien als spam. Brieven per post worden over het algemeen wel geopend. Dit omdat brieven vaak als persoonlijker worden ervaren.

Conclusie

Er zijn veel ideeën gewisseld op deze dag en deelnemers hebben vele mogelijkheden van live communicatie tijdens evenementen kunnen ervaren. Live Digital Mapping is een goed middel gebleken om de focus te richten op ideeën die waardevol zijn. De 4 rondes hebben veel inzichten opgeleverd die de deelnemers gemakkelijk nog eens kunnen bekijken en doordelen.

Bron: bovenstaande video is gemaakt door Aaaaha! The Actor factory en geeft een goed overzicht van hoe de dag er uit zag en welke ideeën en zoal gedeeld zijn.