Case Kennis en inzichten delen tijdens 5 jarige Lifehacking bestaan

Connection of Minds heeft naast het faciliteren van bijeenkomsten en evenementen ook zelf ervaring met het organiseren van eigen (hybride) bijeenkomsten/ evenementen. Bekijk de Case Kennis en inzichten delen tijdens 5 jarige Lifehacking bestaan met de zaal en iedereen met een web connectie.

Lifehacking Mini Academy Online

De  Lifehacking.nl community bestaat inmiddels alweer 5 jaar! Om dit feit te vieren heeft Lifehacking samen met Connection of Minds de Lifehacking Mini Academy Online (LMAO) georganiseerd. Het event vond plaats in het Hypershifterslab en was naast fysiek te bezoeken ook virtueel te volgen via een Live Broadcast streaming. Zowel de Live Video broadcast als een Live Mindmap stream en natuurlijk een twitter stream. Lifehacking gaat over manieren om het werken/ leven gemakkelijker te maken en heeft zelf een groot netwerk van auteurs/ lifehackers. Zij kregen tijdens de LMAO een kans om hun slimme ideeën en tips, in pitches van ca. 15 minuten met het publiek (in de zaal en virtueel) te delen. De presentaties werden gelivemindmapped door het team van Connection of Minds en waren direct in de zaal te zien (m.b.v. mindmaps van Mindjet) en bovendien waren de mindmaps live te volgen op de broadcast stream. Slimme ideeën uit het publiek, op locatie of virtueel, werden via Twitter opgevangen in het Idea Donation centre met hashtag #myLHidea.

Aanpak

Het team van Connection of Minds heeft met behulp van Kanbanflow (cloudapp voor taak- en projectmanagement) met een team van diverse mensen virtueel het 5 jarig bestaan van Lifehacking georganiseerd. In het team van Connection of Minds werd bovendien met de nieuwe taak app van Mindjet ge-experimenteerd (hierover later meer).

Voorbereiding

Om tot een goed en vooral gezamenlijk idee te komen over wat we wilden bereiken en hoe we dat  gingen aanpakken was stap 1 in de aanpak: brainstormen. Door tijdens de brainstorm gebruik te maken van Live Digital Mapping hebben we onze ideeën visueel gemaakt, waardoor men ze beter kon aanvullen en uiteindelijk vastleggen. Het direct visueel vastleggen van de brainstorm, rondom een zgn. 5w+h (wat, waarom, wie, wanneer, waar en hoe) kapstok, leidde ertoe dat alle aanwezigen zich gehoord voelden en vormde uiteindelijk het draagvlak voor het verder uitwerken van de projectplanning. De 5w+H methode toegepast op de organisatie van dit event. Deze 6 vragen stellen voorafgaand aan een event is zeer behulpzaam gebleken. Het geeft je een goed beeld over wat je doelen zijn, deelnemers, wat je gaat doen en hoe je het gaat regelen.

Slimmer samen doelen behalen

Zodra iedereen ‘uitgelijnd’ is waarom we een project gaan doen en wat het gewenste resultaat is, kan het project van start gaan. Om dit te realiseren, structureren wij de brainstorm in de richting van een 5WplusH. Na de Wat, Waarom, Waar, Wanneer, Wie volgt de HOE. Om de HOE vorm te geven helpt het als de 5 W’s goed doorgesproken wordt en het beoogde resultaat in een zogenaamde Work Break Down wordt opgebroken. Een ideaal middel hiervoor is de mind map.   Zo krijg je een visueel schema in de vorm van een boomstructuur die begint met het eindresultaat en ‘afdaalt’ via mijlpalen naar takenpaketten en uiteindelijk taken voor alle projectleden (zie hiernaast). De taken vormen een onderdeel van het geheel en andere in het team zijn afhankelijk zijn van andermans voortgang bij het uitvoeren van eigen taken. Om de voortgang van deze taken goed te kunnen volgen op elk moment van de dag hebben we voor dit project gebruikt gemaakt van een zelf ingerichte kanbanflow.com; lees de review van kanbanflow (zie de kanban van dit event hieronder). Dit kan echter ook goed met de nieuwe taakmanagement functie van Mindjet die net is gelanceerd in de nieuwste versie (Mindjet 11). Door het inrichten van een gezamenlijk virtueel ’task Board’ en hierop alle betrokken te delen, is een gezamenlijke ‘to do list’ gecreëerd. Zodra een taak gedaan is sleept de eigenaar die naar DONE. Iedereen dat op dat moment zien op zijn laptop, smartphone of tablet en kan verder.  Hierdoor hoef je minder te vergaderen. Zowel de KANBAN als het Mindjet systeem (afkomstig van CoHuman) is een dynamisch systeem wat tijd- en plaatsonafhankelijk werken bevorderd. Een groot voordeel is dat men elkaar kan aanspreken en hulp kan aanbieden zodra hij/zij ziet dat bepaalde taken overdue zijn. Bovendien kan je mensen ‘nudgen’ ofwel een ‘virtueel zetje’ geven waardoor de prioriteit van de taak automatisch wordt opgehoogd.

Resultaat

Het resultaat van de dag was een mooie leerervaring voor alle aanwezigen (in de zaal en virtueel) waarbij slimme tips en ervaringen werden gedeeld en een gezellige informele netwerkdag voor alle mensen in de zaal. Door het interactief karakter (Idea Donation Centre) en de mogelijkheid het event on remote te volgen, kon een breed publiek worden bereikt (over de dag verspreid waren er 150 mensen online aan het kijken) die ook weer hun ideeën en opmerkingen/vragen direct konden inbrengen via tweets. Een ander succes was dat het event nadat het afgelopen was, ‘door kon gaan’. Door de video’s, mindmaps en de hashtag om ideeën te dumpen, na afloop beschikbaar te stellen, stimuleerde het event tot conversatie en nadenken over nieuwe slimme ideeën om het leven gemakkelijker te maken. Bekijk de mindmaps gemaakt met Mindjet als klikbare mindmap website.

Video-opnames

Bekijk hieronder diverse video’s van talks die deze dag zijn gegeven. Sfeerverslag en compilatie van de sprekers

Jerre Lubberts over Persoonlijk Dashboard

Alexis van Dam over Socialmedia en Brandyourself