Meeting Design en Interactiviteit GvE

Het Genootschap voor Eventmanagers organiseerde op 19 mei 2015 een bijeenkomst over Meeting Design en Interactiviteit. Meer dan 50 (corporate) event managers kwam naar Haarlem toe om de laatste ontwikkelingen op het gebied van Meeting Design te horen en te ervaren. Juup de Kanter van Hogeschool Utrecht deelde in haar presentatie het belang van Meeting Design voor de eventmanager. In haar presentatie werd het boek Into the heart of Meetings aangehaald. Tijdens haar presentatie werd ingegaan op de relatie opdrachtgever en meeting designer, wat is nu een meeting en hoe design je een meeting. Een mindmapper heeft haar presentatie live vastgelegd in een mindmap, bekijk het resultaat hieronder.

Daarna gaven een aantal vernieuwers binnen de evenementenbranche korte pitches over hun propositie, ook de livemindmaps van de pitches zijn hieronder te vinden. Deze vernieuwers boden een workshop aan om hun vernieuwingen te laten ervaren aan de genodigden.

Workshop Meeting Design met 5W+H Checklist

Connection of Minds organiseerde een workshop over haar aanpak: de 5W+H checklist. Tijdens deze interactieve workshop hebben we een aantal vragen gesteld en de antwoorden daarop verzameld in een mindmap (zie hieronder).

De 5W+H checklist is ontworpen op basis van jarenlange ervaring in het faciliteren en ondersteunen van events door Live Digital Mapping vaak in combinatie met modereren. Om Live Digital Mapping goed in te zetten op een event bemerkte wij dat we steeds meer inhoudelijke informatie nodig hadden. Denk aan vragen zoals:

• Wat is het doel van het event?
• Hoe moeten de bezoekers weglopen na een event?
• Wat moeten de genodigden hebben ervaren?
• Welke verandering moet er tijdens het event gerealiseerd zijn?
• Hoe meet je die verandering?

Vliegende start voor event managers

De belangrijkste vragen hebben wij in een overzichtelijke mindmap gezet op basis van de volgende structuur: wat, waarom, wie, waar, wanneer en hoe. Deze 5W+H checklist mindmap stond centraal in onze workshop op deze dag. Het is ook een zeer bruikbaar middel voor eventmanagers om alle relevante vragen overzichtelijk te hebben. Wij merken dat deze vragenlijst ons helpt in het passend adviseren voor een Meeting Design voor events, congressen en sessies.

Wij delen graag deze checklist met eventmanagers zodat zij in een kick-off of startgesprek met hun opdrachtgevers de juiste vragen kunnen stellen om efficiënt en effectief kunnen beginnen met het ontwerpen van events.

Bekijk de checklist

Mindmaps

Bekijk via de tabbladen de mindmaps.