Kennis Maken Kennis Delen

Hoe maak je een event interessanter om bij te wonen? Hoe vergroot je de interactie? Hoe verdiep je de gesprekken zodat beter kennis wordt gemaakt en hoe deel je die kennis dan effectief? Dat waren een paar hoofdvragen gericht aan het publiek dat hoofdzakelijk uit eventprofessionals bestond. Dit event op 14 oktober was een co-productie van het Worldforum, Obsession en Connection of Minds en beantwoordde bovenstaande vragen door de deelenemers de antwoorden zelf te laten ervaren en samen te laten bedenken. Het event was na een inleiding opgedeeld in drie hoofd onderdelen. De ‘Dynamische Dialoog’, ‘Gereedschappen voor de event professional’ en ‘Zelf Cases Uitwerken’ d.m.v. Workshop mapping. Twee van de formules van Connection of Minds. Jerre Lubberts en Alexis van Dam faciliteerde het event door ook daadwerkelijk te doen wat ze adviseerde aan de deelnemers. Jerre was hierbij voorzitter en gespreksleider en Alexis legde alle denkstappen en voortgang live en interactief vast op een groot scherm in de vorm van een mindmap. Aan het einde van het event voor de borrel en het bezoek aan het nieuwe Zuiderstrand theater werd de deelnemers een gratis workshop en webinar aangeboden om te helpen de opgedane kennis te verdiepen en toe te passen.

Foto’s gemaakt door deelnemers

De deelnemers aan Kennis maken en kennis delen hebben zelf foto’s gemaakt als verslag.

Dynamische Dialoog

Tijdens deze formule van Connection of Minds maken de deelnemers in een interactieve werkvorm kennis met elkaar en gaan dan in groepjes van 6 tot 8 personen met elkaar kennis delen. Dit kan aan de hand van een stelling of vraag die groot op het scherm voor de groep verschijnt. De sessie start met alle deelnemers in een theateropstelling in de zaal. Zodoende leren de mensen hooguit twee andere deelnemers kennen. Na een korte inleiding door de gespreksleider wordt de deelnemers van de oneven rijen stoelen gevraagd de stoel om te draaien.  Op deze wijze ontstaan groepjes van 6 tot 8 deelnemers. Na een korte kennismaking gaan ze met elkaar  de dialoog aan over de vraag op het scherm. Na ongeveer 10 minuten werden de resultaten opgehaald door de moderator of bij grotere groepen (van 60-800 mensen) met een (aantal) hengelmicrofoons. De LiveMindMapper laat direct (live) op het scherm de antwoorden van de groepen zien.  Deelnemers vinden het fijn om te zien dat ze gehoord zijn en desgewenst past de LiveMindMapper hun antwoorden aan. De moderator kan vervolgens met de groep de antwoorden structureren en op zoek gaan naar verbanden en nieuwe inzichten. Op deze manier kunnen meerdere ronden plaatsvinden waarin een vraag of stelling wordt besproken.

De vragen in de Dynamische Dialoog van 14 oktober waren:

1.     Wat zijn de struikelblokken bij het organiseren van een succesvol congres?
2.     Wat voor oplossingen gebruik je al die werken?Bekijk de resultaten hieronder:

Twee belangrijke gereedschappen

In het tweede onderdeel werd het publiek gevraagd op het podium te komen en om het scherm te gaan staan. Op het scherm werd door Alexis een ‘event formule keuzematrix’ getoond. Vervolgens werd het publiek gevraagd hoe dit gereedschap voor de eventadviseur eigenlijk werkt. Zonder enige toelichting of correctie van Jerre werd deze vraag door beantwoord. Door parameters in de balk te kiezen als ‘budget’, ‘aantal deelnemer’, mate van interactie’en mate van diepgang’’kan met dit stukje gereedschap beter worden geadviseerd.

Daarnaast had Alexis op basis van de vele events die hij heeft helpen organiseren een zogenaamde 5WplusH voor bijeenkomsten gemaakt in de vorm van een mindmap. Ofwel met de 5 ‘W-vragen’ zoals Wat is het doel van het event, wat wil je dat de mensen voor gevoel mee naar huis nemen, Wie is de doelgroep, Wie zit in het organiserend team, Wanneer is het, etc. Door deze goed door te lopen en de vragen samen met de opdrachtgever door te lopen is de kans dat je de ‘H-vraag’ goed kan beantwoorden (hoe gaan we dit nu doen) en dus een succesvol event organiseert groter. Tenminste dat was de veronderstelling.

 Cases

Dat deze veronderstelling juist was bleek uit het volgende onderdeel. Karin Boerkamp van Obsession had een vijftal cases opgesteld (op basis van echte situaties) en die werden door de deelenemers aan 5 statafels met elkaar opgelost. De helft van de groep speelde de rol van de opdrachtgever en de andere helft die van adviseur. Door gebruik te maken van het 5WplusH sjabloon voor de Eventadviseur werden inderdaad snel resultaten geboekt of juist niet door deze opzij te leggen.

Connection of Minds adviseert organisatoren van evenementen en congressen over hoe zij hun programma interactiever kunnen maken. Wij hanteren daarvoor de 5W+H methode (Waarom, Wat, Wie, Wanneer, Waar en Hoe). Wij hebben een aantal belangrijke vragen om een interactief congres/ evenement te organiseren in een mindmap sjabloon gezet. Dit sjabloon geeft organisatoren houvast  om slim en efficient een programma invulling te ontwerpen en te organiseren. Zo presenteerde wij aan de deelnemers onze werkvormen (formules) om meer interactie en resultaat uit een evenement of congres te halen. Wat waren hun reacties hierop? Bekijk hieronder:

Take aways

Na een evaluatie met conclusies werd de deelenemers door het Worldforum, Obsession en Connection of Minds een webinar en een workshop aangeboden. De inschrijflinks voor beide ‘services’ worden nagestuurd. Tijdens de webinar gaan de deelnemers zelf leren de opdrachtgever te adviseren over hoe je een event interactiever kan maken, leuker en hoe je meer diepgang kan bereiken. In de workshop gaan we een stap verder en gaan we ook de deelenemers leren hoe je een event c.q. project sneller op kan zetten en succesvoller kan managen en afronden. Bovendien leren we dan de deelnemers hoe je ook moderne media kan inzetten voor meer ‘buzz’ en kennisdeling.

De borrel

De afsluitende borrel vond plaats in het Zuiderstrandtheater Scheveningen. In deze mooi nieuwe omgeving werd nagepraat over congressen en evenementen

Webinar hoe haal je meer uit congressen?

Ben je een event professional of moet je binnenkort (eenmalig) zelf een event, vergadering, congres, brainstorm, heidag organiseren? Wil je weten waar ervaren organisatoren op letten? Wat belangrijk is voor de opdrachtgever én de deelnemers. Hoe je meer diepgang en interactie kan realiseren? Wat de slimmer ‘tricks of the trade’ zijn? Hoe je snel een Plan van Aanpak opzet en het project slim kan managen? Of het nu om een groot congres gaat, een klantendag, een bedrijfsuitje of een heisessie. In 40 minuten krijg je voldoende aangereikt om een snelle start te maken of je huidige aanpak te verbeteren.

Lees verder en meld je aan

Deel je ideeën, of ga zelf in dialoog

Connection of Minds biedt met de Dynamische Dialoog een uitgekiende methode om dat draagvlak te creëren. Bij de invoering van strategische wijzigingen, het samenvoegen van afdelingen of business units, het ontwikkelen van nieuwe diensten of producten laten we mensen actief meedenken over de beschikbare mogelijkheden. Het resultaat wordt daardoor beter en er ontstaat draagvlak voor verandering en een succesvolle implementatie. Interesse om ook een keer een dynamische dialoog te organiseren als onderdeel van een event of congres.

Dynamische Dialoog